Електронна трудова книжка: про що варто знати роботодавцям і працівникам?

10 червня 2021 року набрав чинності Закон України від 05 лютого 2021 року № 1217-IX "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі", яким було започатковано ведення електронної трудової книжки, яка стала цифровим аналогом паперової. Її було впроваджено, для удосконалення обліку трудової діяльності, зменшити паперовий документообіг і пов’язані з цим ризики втрати чи пошкодження документів. 

Додатково електронна система дасть змогу перевірити страховий стаж в будь-який момент, а в майбутньому вийти на пенсію без додаткового звернення та особистого відвідування працівником Пенсійного фонду. 

Відтепер робити записи про прийняття на роботу, переведення чи звільнення, строкову військову службу та інші події, які раніше фіксувалися в паперовій формі роботодавець зобов’язаний в електронному форматі. 

За законом, у працівників і роботодавців є п’ять років для оцифрування трудових книжок. Після надання інформації до Пенсійним фондом України останнім буде проведена перевірка даних та їхнього внесення до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування для сформування кінцевого варіанта електронної трудової книжки. Відтоді паперова версія буде непотрібна і зможе зберігатися у працівника або за бажанням працівника вестися паралельно з електронною версією.

Електронну трудову книжку можна переглянути в особистому кабінеті на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України. 

 Скан-копії яких документів потрібно надавати? До електронної трудової книжки треба завантажити всі документи, що впливають на розрахунок стажу. Окрім трудової книжки, це можуть бути документи про набуття освіти, свідоцтво про народження дитини (для жінок), військовий квиток та інші документи. Після відправлення кольорових скан-копій фахівці територіальних органів Пенсійного фонду звірять їх із даними в Реєстрі застрахованих осіб, і оцифрують те, чого бракуватиме. 

Фізична особа - підприємець не є найманим працівником, тому запис що допідприємницької діяльності в своїй трудовій книжці він не робить. Водночас Пенсійний фонд України рекомендує фізичним особам – підприємцям для оцифрування підприємницької діяльністі подати через персональний кабінет скан-копії: 

 • витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань про державну реєстрацію ФОП, або 

 • довідки з Державної податкової служби про облік як суб’єкта підприємницької діяльності.  

Управління інспекційної діяльності у Миколаївській області Південного міжрегіонального управління Державної служби з питань праці